L’ 08/10/2024 sul sito del RENTRI è stato pubblicato un aggiornamento importante relativo al tema di “immodificabilità del registro cronologico di carico e scarico digitale”.

Questa separazione a cosa potrebbe condurre ipoteticamente?

Le annotazioni di carico e scarico inserite sui registri sono modificabili sempre fino al momento in cui non si procede con la trasmissione dei dati al RENTRI o fino a quando non si estrare il file in formato XML?

Ciò determinerebbe una maggior flessibilità per soggetti, quali impianti di recupero/smaltimento, dove per elevati volumi di rifiuti in ingresso ed in uscita, e considerando la mole di controlli da effettuare dal momento del conferimento al momento in cui l’annotazione viene inserita sul registro, a volte è necessario rivedere alcune informazioni prima di protocollare il registro. Certo sarebbe stato più utile intervenire direttamente sui tempi di registrazione cercando di andare incontro alle esigenze degli operatori del settore. In particolare, ci si chiede, cosa accadrà nel caso in cui il carico di rifiuti dovrà essere tenuto fermo in attesa di verifiche analitiche.

E’ certo che ad oggi alcune risposte a quesiti importanti sono ancora assenti e, a pochi mesi dall’avvio del RENTRI, diventa difficile comprendere come mai solo ora arrivino alcune risposte ed altre siano ancora assenti.

Sebbene, come annunciato da più parti, il RENTRI si presenta più affidabile rispetto al suo predecessore SISTRI, è possibile attendersi ulteriori variazioni o modifiche impattanti a poca distanza dal suo avvio? Come faranno gli “operatori” ad adeguare i propri processi senza certezze?

Secondo  quanto riportato sul portale RENTRI, il formato XML prodotto è nativamente strutturato per garantire l’immodificabilità. Infatti il registro in formato XML prevede già una firma a chiusura di ogni ciclo di esportazione, al fine di “blindare” tutto il pacchetto dati esportato. In questo caso la firma è considerata “tecnica”. In fase di formazione è opportuno che la firma a chiusura di ogni export XML del registro sia riconducibile alla titolarità del registro o sia una firma qualificata, per quanto si tratti solo di una sottoscrizione tecnica.

Pertanto, il sigillo elettronico del RENTRI “sembrerebbe” una possibile soluzione alternativa.

Questo passaggio fa emergere alcune riflessioni in quanto il termine “rappresenta una possibile soluzione alternativa” come deve essere considerato? E’ una affermazione?

In merito alle tempistiche per rendere immodificabile il registro, il RENTRI precisa che è l’impresa stessa a decidere di “produrre” il registro digitale con la frequenza che riterrà più idonea in base alla propria organizzazione.

Di seguito le ipotesi rappresentate dal RENTRI:

1. Entro tre mesi dalla chiusura dell’anno fiscale, in linea con la normativa contabile.
2. Al momento della trasmissione dei dati al RENTRI, come previsto dal DM 59/2023.
3. Con una cadenza stabilita internamente, a condizione che rispetti le tempistiche legali (a).

Se tali regole sono confermate allora dovrebbe essere considerata valida la posizione per la quale, all’atto di un controllo, il registro non sia ancora stato reso immodificabile e che venga reso tale solo su specifica richiesta di estrazione del registro.

Su tale punto sarebbe auspicabile una nota ufficiale al fine di evitare potenziali sanzioni indesiderate.

Infine, come previsto dalla regolamentazione tecnica in materia di tenuta e conservazione dei registri, laddove l’operatore, in base a proprie scelte di natura organizzativa, intenda archiviare il file che rappresenta il registro elettronico, prima del trasferimento al sistema di conservazione a norma, il medesimo file dovrà essere firmato digitalmente con una firma qualificata. In questo caso il sigillo RENTRI non è sufficiente.

Come si traduce tutto ciò in termini operativi?

Riportiamo integralmente la nota che si trova sul portale RENTRI:

Ricordiamo che, le Linee Guida AgID prevedono che, nel caso di documento informatico formato mediante “memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente”, le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:  

• apposizione di una firma elettronica qualificata, di una firma digitale o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
• registrazione nei log di sistema dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;
• produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione

Le ipotesi esposte possono essere considerate tutte valide, ai fini di una tenuta diligente del registro di carico e scarico in formato digitale.

In conclusione, la tenuta del registro sembrerebbe dover seguire due passaggi fondamentali:

• Inserimento delle annotazioni di carico e scarico nei tempi previsti dalla norma
• Estrazione del registro, secondo una delle alternative proposte sopra per rendere immodificabile il registro

A questi due se ne aggiungono altri due:

• Trasmissione dei dati al RENTRI, che quindi possono anche non essere considerati immodificabili viste le opzioni di estrazione di cui sopra
• la necessità di procedere ad una archiviazione del file con una firma qualificata.

Se il RENTRI doveva rappresentare una semplificazione degli adempimenti forse proprio così non è…

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